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Assistente

Domande al gestionale a parole, risposte con i dati di quel momento

Tabelle, grafici e documenti dell'azienda in una chat sola. L'assistente vede solo ciò che vede chi scrive, i totali li calcola il gestionale, e nel gestionale si scrive solo dopo il sì di una persona.

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Portale Nexus: l'assistente risponde a una domanda sugli ordini cliente del 2026 con una tabella mese per mese, il totale e un grafico a barre, con la fonte ERP sotto la risposta

Perché serve

Quante righe sono in ritardo per un cliente, quanti ordini sono arrivati mese per mese, che cosa dice la procedura per un cambio di coordinate bancarie. Sono domande che oggi chiedono una persona che sappia dove guardare nel gestionale.

L’assistente di Nexus le riceve a parole e risponde con i dati letti in quel momento dal gestionale e dai documenti dell’azienda. Non è un modello lasciato libero sul database: lavora con strumenti definiti e con i permessi di chi scrive, e quando un’azione modifica qualcosa si ferma e chiede.

Il dato c'è, ma non si trova
Le informazioni stanno nel gestionale, ma per leggerle serve sapere quale videata aprire e quali filtri mettere. Chi non lo sa chiede a un collega.
I conti a mano sbagliano
Un totale ricostruito da un'estrazione parziale è credibile e sbagliato, e lo si scopre quando la cifra è già arrivata in riunione.
Le procedure non sono lì quando servono
La procedura antifrode, le condizioni di pagamento, le istruzioni di reparto esistono, ma stanno in un documento che nessuno apre al momento giusto.
Un'intelligenza artificiale senza regole non serve
Chi la usa deve sapere che cosa vede, da dove prende i numeri e che non modifica nulla da sola.

Che cosa sa fare

Una conversazione sola, nel portale, dal telefono, in Outlook e in Teams.

Prima di modificare qualcosa, mostra che cosa farà e aspetta

Azioni con permesso

Se l'amministratore gli ha dato uno strumento che scrive, per esempio il cambio della data di consegna di una riga d'ordine, l'assistente si ferma e mostra un riquadro con i valori: Approva, Approva con le mie modifiche o Rifiuta. Senza risposta entro dieci minuti l'azione non parte.

  • Se il collegamento al gestionale è in sola lettura, lo strumento non viene nemmeno offerto
  • Una telefonata può diventare una richiesta d'ordine nel Review Center, che aspetta una persona
  • Se trova due clienti con lo stesso nome, chiede quale invece di indovinare
La richiesta d'ordine nata da una telefonata: l'assistente ha chiesto quale cliente usare, ha aperto il task nel Review Center e nel gestionale non ha scritto nulla.

Risponde anche su procedure e documenti dell'azienda

Documenti e procedure

I documenti scelti dall'azienda vengono indicizzati, e l'assistente risponde sul loro contenuto: chi riceve da un fornitore la richiesta di cambiare le coordinate bancarie trova la procedura antifrode dell'azienda e il processo di verifica già configurato. Se l'indice non è ancora pronto lo dichiara, invece di rispondere che non risulta nulla.

  • I documenti restano nel loro archivio: Nexus ne indicizza il testo
  • I documenti ritirati escono da soli dalle risposte
  • Le fonti compaiono sotto la risposta quando l'amministratore accende Cita le fonti
  • Il Consulente risponde alle domande di metodo, come la differenza fra due termini di resa, e dice sempre che è conoscenza generale
Il cambio IBAN sospetto: l'assistente rimanda al processo di verifica già configurato e alla telefonata al numero già noto del fornitore.

Tabelle e grafici sui dati del gestionale

Domande e grafici

Si chiede come a un collega: «gli ordini cliente del 2026, mese per mese, con un grafico». Conteggi e totali li calcola il gestionale su tutte le righe; se il risultato non può essere esatto, l'assistente lo dice invece di dare un numero a metà.

  • Periodi come «ultimi 12 mesi» o «da inizio anno» si contano da oggi, nel fuso orario dell'azienda
  • Le domande «per ciascuno» diventano una sola richiesta al gestionale
  • Il blocco Ragionamento mostra le letture davvero eseguite
  • Si allegano foto, PDF, Word ed Excel, e Ferma interrompe una risposta lunga

Sa quale task avete aperto, e aiuta a compilarlo

Il task aperto

Con un task aperto accanto alla chat l'assistente sa di quale si tratta e quali campi ha: alla domanda «cosa rappresenta il campo Data fattura?» non servono altre spiegazioni. Su un task preso in carico, «compila il cliente: Rossi Srl di Milano» prepara i valori con la loro provenienza, e Applica al modulo li porta nei campi.

  • Ogni valore dice da dove viene: detto da voi, dal gestionale, da un altro campo o dedotto dall'assistente
  • Il campo compilato resta segnato come proposto dall'assistente
  • Non salva, non completa e non approva: il modulo resta vostro

Ricorda le vostre regole di lavoro, e lavora nel vostro ambito

Memoria e focus

In Le mie indicazioni si scrivono regole brevi come «quando chiedo gli ordini, mostrare solo quelli aperti», che valgono in ogni conversazione. Un focus dice all'assistente in che ambito lavorate, per esempio Acquisti: una domanda fuori ambito viene segnalata.

  • L'assistente può proporre di ricordare una regola, ma la scrive solo con il vostro permesso
  • «Cosa ci eravamo detti?» cerca solo nelle vostre conversazioni e dice in quale
  • Un focus non allarga mai i permessi
  • Nessun profilo della persona: si ricordano le regole approvate, non le abitudini

Le regole dell'assistente

Valgono ovunque si usi: nel portale, dal telefono, in Office e in Teams.

Vede quello che vedete voi
L'assistente lavora con i permessi e l'ambito di chi scrive. La restrizione la aggiunge il server: il modello non la vede e non la può cambiare.
Il modello non fa i conti a memoria
Conteggi e totali li calcola il gestionale. Un totale parziale viene rifiutato, e quando uno strumento non trova un dato l'assistente lo dichiara.
Il silenzio non è un permesso
Un'azione che modifica qualcosa parte solo dopo Approva. Senza risposta resta negata.
L'intelligenza artificiale si presenta
Ogni conversazione si apre dicendo che le risposte sono generate da un'intelligenza artificiale e vanno verificate.
Nessuna classifica delle persone
Si contano i task, mai chi lavora di più: una classifica delle persone sarebbe un controllo dei lavoratori.
Consumi con un tetto, conversazioni con una scadenza
Tetti di spesa mensili per azienda e per persona, con un avviso sopra l'80%. Di serie le conversazioni si archiviano dopo 24 mesi e si cancellano dopo altri 6.

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Domande frequenti

L'assistente può modificare il gestionale?

Solo se l'amministratore gli ha dato uno strumento di quel tipo. Prima mostra che cosa cambierà e aspetta Approva; senza risposta entro dieci minuti non succede niente.

Posso fidarmi dei totali?

Non li calcola il modello: li calcola il gestionale, su tutte le righe. Se un totale non può essere esatto, l'assistente lo dice invece di dare un numero parziale.

Vedrà dati che non dovrei vedere?

No. Lavora con i permessi e l'ambito di chi scrive, e un focus non li allarga mai.

Si ricorda di me?

Solo le regole che avete approvato in Le mie indicazioni. Le conversazioni passate le rilegge solo quando glielo chiedete, e solo le vostre.

Il modello di intelligenza artificiale si sceglie?

Sì, il fornitore del modello si sceglie per azienda. Con l'interruttore della residenza in UE acceso, la configurazione non si salva se il fornitore non è europeo.

Fate al gestionale la domanda che oggi chiedete a un collega

Ve la mostriamo sui dati del vostro gestionale.

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