Approfondimento

Che cosa vede Nexus, chi vede che cosa, e dove vanno i dati

Un database per azienda, permessi che valgono anche per l'assistente, un elenco di ciò che esce e verso dove. E le regole del GDPR e dell'AI Act dentro le funzioni.

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Le domande giuste

Un servizio che legge il gestionale e usa l’intelligenza artificiale deve dire con precisione che cosa vede, chi vede che cosa e dove vanno i dati. Nexus lo dichiara funzione per funzione e, dove può, lo fa rispettare dal portale: una configurazione che contraddice le regole non si salva.

Nexus è un servizio SaaS. Ogni azienda ha il proprio database, e i dati di un’azienda non sono raggiungibili da un’altra, per costruzione.

Dove finiscono i dati: Chi adotta un servizio in cloud deve poter scrivere nell'informativa che cosa esce, verso chi e per quanto resta.
Chi vede che cosa: Un commerciale non deve vedere i clienti di un altro, un fornitore non deve vedere gli altri fornitori, e l'assistente non deve aggirare nessuno dei due limiti.
Che cosa fa l'intelligenza artificiale: Le persone devono sapere quando parlano con un modello, e nessuna azione che le riguarda deve dipendere solo da lui.

Come è fatto

Isolamento, permessi, accesso e residenza dei dati.

Un database per azienda

Isolamento

Ogni azienda ha il proprio database, la propria configurazione e le proprie chiavi. I dati di un'azienda non sono raggiungibili da un'altra, per costruzione.

Nexus Analytics, se acceso, ha a sua volta un database per ogni azienda
Del gestionale si legge solo l'elenco di viste e tabelle che l'azienda espone
In azienda va al più il Nexus Connector, che chiama fuori su HTTPS: Nexus resta in cloud

Ruoli, ambiti e permessi che valgono anche per l'assistente

Ruoli e permessi

Ogni modulo ha i suoi ruoli, per lavorare, amministrare o solo consultare, e le voci di menu sono un permesso a parte. Un attributo di ambito restringe i dati: un venditore vede solo i propri ordini, perché la restrizione la aggiunge il server, anche alle domande in chat.

Il modello non vede la restrizione e non la può cambiare
Se l'ambito non si può calcolare, non si vede niente invece di tutto
Un indirizzo scritto a mano non apre più di quanto apre il menu, e il tentativo resta registrato
Disattivare un utente chiude le sue sessioni entro due minuti

Password, secondo fattore, passkey e account Microsoft

Accesso

La password ha almeno 12 caratteri, con lettere e cifre, e non si riusano le ultime cinque. Gli account esterni di clienti e fornitori entrano con un secondo fattore: un codice di sei cifre da un'app di autenticazione, senza SMS né email.

Dal telefono si entra con il volto o l'impronta: la passkey vale anche come secondo fattore
Il volto e l'impronta non lasciano mai il telefono: Nexus riceve solo una firma
Nel riquadro di Outlook, Excel e Word si entra anche con l'account Microsoft, se l'azienda ha Nexus in Teams
Dopo cinque codici sbagliati il portale fa uscire

Clienti e fornitori entrano dalla loro porta

Account esterni

Un account esterno è legato al codice di un cliente o di un fornitore e vede solo ciò che porta quel codice: le sue richieste, i suoi documenti, le viste pensate per lui, nella sua lingua. Al primo accesso conferma di aver letto l'informativa, e la conferma resta registrata.

Un esterno senza controparte configurata non vede nulla
Non crea nulla in nessun caso, e non vede mai Nexus Analytics
Un riquadro di allarme segnala gli account esterni senza controparte

Dati in Europa, con un interruttore che il portale fa rispettare

Residenza dei dati

Nexus è un servizio in cloud: non si installa sui vostri server. Il fornitore del modello di intelligenza artificiale si sceglie per azienda: con l'interruttore Residenza dei dati (UE) acceso, la configurazione non si salva se il modello, l'indicizzazione dei documenti o la lettura delle scansioni escono dall'Unione.

Con la residenza accesa i flussi non possono agire verso l'esterno sul giudizio del modello senza una persona in mezzo
Una tabella dice che cosa esce da Nexus e verso dove, da allegare all'informativa
Conversazioni e documenti indicizzati restano nel database dell'azienda, e ne escono solo per rispondere a una domanda

GDPR e AI Act, dentro le funzioni

Regole che il prodotto applica da sé, non promesse.

L'intelligenza artificiale si presenta: Ogni conversazione si apre dicendo che le risposte sono generate da un'intelligenza artificiale e vanno verificate, come chiede l'articolo 50 dell'AI Act.
Una persona fra il modello e le azioni: L'assistente non scrive nel gestionale senza Approva. Un flusso che agirebbe sul giudizio del modello senza una persona in mezzo viene segnalato alla pubblicazione, e con la residenza in UE accesa non si pubblica.
Nessuna funzione giudica una persona: Si conta il lavoro, mai chi lavora di più. Le analisi che mostrano singole persone in Nexus Analytics sono spente e si accendono solo dopo una valutazione d'impatto.
Conservazione dichiarata: Di serie le conversazioni si archiviano dopo 24 mesi e si cancellano dopo altri 6, e i tempi sono configurabili; i task chiusi si archiviano dopo sei mesi.
I diritti delle persone: I dati di una persona si esportano o si anonimizzano su richiesta, e nei registri il nome diventa uno pseudonimo.
Il trattamento è documentato: Sono pronti i modelli di accordo sul trattamento dei dati, di valutazione d'impatto e di informativa.

Le altre pagine di Nexus

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Domande frequenti

I dati della mia azienda sono separati da quelli degli altri clienti?

Sì. Ogni azienda ha il proprio database, irraggiungibile dalle altre per costruzione.

Un cliente può vedere i dati di un altro cliente?

No. Un account esterno vede solo ciò che porta il suo codice di cliente o di fornitore, entra con il secondo fattore e, senza controparte configurata, non vede nulla.

I dati escono dall'Unione europea?

Nexus è un servizio in cloud e ogni azienda ha il proprio database. Per i servizi di intelligenza artificiale decide l'interruttore Residenza dei dati (UE): acceso, la configurazione non si salva se un servizio esce dall'Unione; spento, l'informativa deve dichiarare dove vanno i dati.

Per quanto restano le conversazioni con l'assistente?

Di serie 24 mesi, poi 6 in archivio, poi si cancellano. L'azienda può cambiare i tempi.

Chi amministra l'azienda legge le mie indicazioni all'assistente?

No. Non ha una pagina con le vostre indicazioni né con le vostre ricerche: nel registro trova che una nota è stata salvata, non il suo testo.

Portate le domande del vostro DPO

Vi rispondiamo funzione per funzione, con i documenti del trattamento.

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