Documenti

Ogni documento con i suoi dati, e il processo che lo aspetta

Un archivio con tipi di documento, campi, ricerca, revisioni e permessi. I campi si compilano leggendo il documento, e una persona conferma.

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Scheda di una fattura fornitore nell'archivio di Nexus: anteprima del PDF, linguette Attributi, Revisioni e Storia, e il comando Esegui per avviare un flusso

Perché serve

Fatture, bolle, conferme d’ordine, contratti: quasi ogni processo comincia da un documento. Nexus li conserva con i loro dati, li legge e propone i campi, e da un documento fa partire il processo che lo riguarda.

Chi usa già Infor IDM continua a usarlo: Nexus vi si appoggia e mostra i documenti dentro il task. Chi non ha un archivio documentale trova quello di Nexus, che si accende per azienda.

Un file non si trova per quello che dice: In una cartella condivisa una fattura non si cerca per fornitore, per data o per importo: la si apre una per una.
Le versioni si moltiplicano: Il listino aggiornato, il contratto firmato, la bozza: nessuno sa quale sia quella buona e chi l'abbia cambiata.
Il documento e il processo restano separati: La bolla arriva in accettazione, ma il controllo parte solo quando qualcuno se ne ricorda.

Come funziona

Dall'arrivo del documento alla sua conservazione, con gli stessi permessi del resto di Nexus.

Una foto in accettazione diventa un documento archiviato

Dal telefono

Dal telefono si carica un documento con la fotocamera, anche di più pagine in un solo PDF, oppure lo si manda a Nexus da un'altra app con Condividi → Nexus. Si sceglie il tipo, si compilano i campi che chiede, e il documento è archiviato.

Elenco con anteprime, ricerca e cartelle anche dal telefono
Una revisione nuova si aggiunge con una foto
Dal documento appena caricato si fa partire il suo flusso

Nexus da smartphone: caricamento di un documento scegliendo il tipo, con i pulsanti Acquisisci e Scegli un file e l'elenco delle fatture fornitore archiviate — Il caricamento dal telefono: si sceglie il tipo, poi Acquisisci per la fotocamera oppure Scegli un file.

Ogni tipo di documento ha i suoi campi e le sue regole

Tipi di documento

Fattura fornitore, bolla di consegna, contratto: per ogni tipo si dichiarano i campi, quelli obbligatori, quelli su cui cercare, il modello del titolo e i ruoli che possono leggere, archiviare e cancellare. La procedura si apre da Configurazione → Tipi di documento → Nuovo tipo di documento.

Formati ammessi e dimensione massima per tipo, con il contenuto vero del file controllato
I programmi non si archiviano mai
Per ogni tipo si decide se tenere tutte le revisioni o solo l'ultima
Un documento resta legato alla versione del tipo con cui è nato

I campi si compilano leggendo il documento

Lettura

Entro pochi minuti dal deposito Nexus legge il documento e propone i campi del suo tipo. I documenti con valori proposti aspettano nella coda Da confermare finché una persona non preme Conferma.

Quello che nel documento non c'è non viene inventato
La lettura riempie solo i campi vuoti
Nei task ogni valore porta la frase da cui viene e si vede cerchiato sul documento

Si cerca per testo, per attributi o con una cartella

Ricerca e cartelle

Nella pagina Documenti si cerca sul titolo e, per i tipi indicizzati, anche sul contenuto. Una condizione come «Totale >= 1000» o «Fornitore : ACME» cerca negli attributi. Una cartella è una ricerca salvata con un nome, personale o per tutti, e la stessa bolla può stare in più cartelle.

Anteprima della prima pagina dei PDF e delle immagini già nell'elenco
Cartelle annidate, per esempio Bolle fornitore → ACME → Ultimi 7 giorni
La scheda del documento mostra l'anteprima con Attributi, Revisioni e Storia
Il collegamento alla scheda si manda a un collega

Un documento fa partire il suo processo

Dal documento al processo

Dalla scheda del documento si sceglie il flusso e si preme Esegui. Oppure lo si dichiara una volta sul tipo di documento, e da allora ogni documento di quel tipo avvia il suo flusso da solo, entro pochi minuti dall'archiviazione.

Premere due volte non fa partire due processi: Nexus dice che quel flusso è già in corso
Si può chiedere anche all'assistente, che chiede conferma e usa i permessi di chi chiede
L'avvio si ritrova in Flussi, sotto Avviati di recente
I valori che il flusso legge dal documento restano da confermare

Permessi, revisioni e storia

Le regole che valgono per ogni documento archiviato.

Chi non è ammesso non lo vede: Un documento fuori dai propri permessi non si apre nemmeno incollando il suo indirizzo, e l'archivio non dice a chi non è ammesso che esiste.
Ogni correzione resta scritta: Correggere un campo tiene il valore di prima e quello di dopo. Una versione nuova del file si aggiunge come revisione, con una nota.
Si sa chi ha aperto cosa: La storia registra chi ha visualizzato e chi ha scaricato ogni documento, e anche i tentativi non permessi.
Lo stesso documento non si duplica: Rimandare lo stesso documento non crea un doppione.
Un archivio fermo non ferma il lavoro: Se l'archivio non risponde, il task resta lavorabile.
La conservazione è dichiarata: Per ogni tipo: quanti mesi, da quale data, e se alla fine il documento si archivia o si cancella. Un documento sotto blocco di conservazione non scade e non si cancella, nemmeno a mano.

Le altre pagine di Nexus

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Domande frequenti

Serve Infor IDM?

No. L'archivio di Nexus si accende per azienda e tiene anche il documento e gli allegati dei task. Chi ha già Infor IDM può continuare a usarlo.

Nexus compila i campi da solo?

Li propone, e una persona conferma. Quello che nel documento non c'è non viene inventato, e la lettura non sovrascrive i campi già compilati.

Chi vede i documenti?

Chi ha i ruoli che il tipo di documento ammette, entro il perimetro della sua società o del suo stabilimento. Aperture e scaricamenti restano nella storia.

È un sistema di conservazione a norma?

No, e non firma digitalmente. Chi ha quell'obbligo continua a soddisfarlo dove lo soddisfa oggi.

Partite da un documento che oggi si ricopia a mano

Vi mostriamo come Nexus lo legge, lo archivia e fa partire il suo processo.

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