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Review Center

Le decisioni escono dalla casella di posta ed entrano nel processo

Il processo si ferma dove serve una persona e riparte quando ha deciso. In mezzo c'è un task con il documento, i campi già letti e una scadenza che conta solo le ore di lavoro.

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Task di Nexus per una fattura fornitore: a sinistra il PDF con i valori cerchiati a colori, a destra numero, data, fornitore, partita IVA e importi, ciascuno con la frase da cui è stato letto

Perché serve

Un processo automatico arriva al punto in cui serve un giudizio: un ordine da confermare, una fattura senza commessa, una bolla da controllare. Nel Review Center quel punto diventa un task, con un numero, una coda, un responsabile e una scadenza.

Chi lo riceve trova il documento originale accanto ai campi da confermare, sceglie l’esito, e il processo riparte da solo. Ogni passaggio resta nella storia del task.

La decisione vive in una mail
Approvare un ordine, attribuire una fattura, sbloccare un cliente fermo per fido. Oggi passa da una casella di posta o da una telefonata, e nessuno sa dire a che punto è.
Chi manca ferma il lavoro
Ferie e trasferte lasciano le richieste nella casella di chi non c'è, finché qualcuno se ne accorge.
Le scadenze ignorano il calendario
Una richiesta con quattro ore di tempo arrivata il venerdì sera risulta scaduta quando in azienda non c'è nessuno.
Si ricopia invece di verificare
Chi decide deve prima trascrivere i dati dal documento, e il tempo va nella trascrizione invece che nel controllo.

Come funziona

Dal task aperto alla decisione registrata, con le regole che l'azienda ha scritto.

Il lavoro arriva alla coda giusta, e qualcuno lo prende

Code e presa in carico

Le richieste entrano in code di lavoro. Chi apre un task della coda lo vede in sola lettura finché non preme Prendi in carico; se due persone lo prendono nello stesso istante, lo ottiene una sola.

  • Assegnazione al primo che prende, a rotazione o a chi ha meno task aperti
  • Regole di instradamento che scelgono la coda in base ai dati, per esempio l'importo
  • Delega a... passa il task a un collega, che lo rimanda indietro con Restituisci
  • Rimetti in coda lo restituisce a tutti
Un ordine arrivato per email, aperto da chi non l'ha ancora preso: i campi sono in sola lettura e il task resta in coda per tutti finché qualcuno preme Prendi in carico.

Le scelte vengono dal gestionale, e il gestionale può rimandare indietro

Scelte dal gestionale

Le tendine di un task possono leggere dal gestionale mentre si scrive: nella fattura senza commessa si sceglie lo stabilimento e le commesse si restringono a quello. Se poi il gestionale rifiuta la registrazione, il task torna come Rilavorazione, con i campi contestati in rosso e il messaggio del gestionale accanto.

  • Se l'elenco di una tendina è tagliato, lo dice e chiede di restringere la ricerca
  • Il campo contestato si individua con regole fisse, senza intelligenza artificiale
  • Un valore contestato ma giusto si conferma con un commento
La fattura con la commessa illeggibile: sopra i dati letti, sotto la risoluzione, con lo stabilimento e la commessa da scegliere fra quelle del gestionale.

Il documento a sinistra, i campi a destra

Il task

Il task si apre con il documento originale accanto ai campi. I valori letti dal documento arrivano proposti, ciascuno con la spunta verde e la frase da cui viene. Con Evidenzia sul documento ogni valore è cerchiato sul PDF con il colore del suo campo.

  • Le righe di una tabella arrivano lette, con la somma confrontata con il totale dichiarato
  • Un valore già fornito dal processo non viene mai sovrascritto dalla lettura
  • La bozza si salva da sola mentre si lavora
  • Commenti, allegati e storia sotto ogni task

Le scadenze contano le ore di lavoro, e chi è assente passa la mano

Scadenze e assenze

Ogni tipo di richiesta può avere il suo calendario lavorativo, con orari, giorni e festività: un task con quattro ore di tempo nato il venerdì sera scade il lunedì mattina. Chi va in ferie dichiara l'assenza e il sostituto in Lavoro → Assenze, ed entro un quarto d'ora i suoi task aperti passano al sostituto o tornano in coda.

  • Il semaforo «a rischio» e gli avvisi prima della scadenza seguono lo stesso calendario
  • Le feste fisse dell'anno si aggiungono con un pulsante
  • A scadenza passata la richiesta scala secondo le regole del suo tipo: un avviso, un'altra persona o un'altra coda
  • Ognuno dichiara e vede solo le proprie assenze

I casi facili si chiudono da soli, gli altri si decidono anche dall'email

Casi facili ed email

L'auto-decisione chiude da sola i task che soddisfano una regola sui dati scritta dall'azienda. Si accende in due tempi: prima in ombra, misurando quante volte il sistema avrebbe deciso come le persone, poi attiva, con un avviso da accettare alla pubblicazione.

  • Il task chiuso così dice che a decidere è stato il sistema, mai il nome di una persona
  • Dall'email si approva o si rifiuta con una pagina di conferma: il collegamento vale 72 ore, una volta sola e solo per chi l'ha ricevuto
  • Nella storia la decisione presa dall'email resta distinguibile da quella presa nel portale

Una persona decide, e resta scritto

Le garanzie che valgono per ogni tipo di richiesta.

La decisione non si perde
La decisione e la sua consegna al processo si salvano insieme: o tutte e due, o nessuna. Se il processo non risponde, Nexus riprova a intervalli crescenti per sette giorni, poi passa la consegna all'amministratore.
Ogni task resta sulla sua versione
Cambiare un tipo di richiesta pubblica una versione nuova. I task già aperti restano sulla versione con cui sono nati, e si può tornare a una versione precedente.
Un task chiuso non si riapre
Completato o annullato è definitivo. I task non si cancellano: si annullano con un motivo, che resta nella storia.
La proposta non è una decisione
I valori letti dal documento restano modificabili e dicono da dove vengono. Un documento illeggibile non blocca il task: si compila a mano.
Gli esiti non hanno scorciatoie
Le scorciatoie da tastiera servono a passare da un task all'altro e a salvare la bozza. Per scegliere un esito serve un clic, per scelta.
Tutto resta nella storia
Ogni passaggio di stato con chi e quando, la regola che ha scelto la coda, le deleghe e le decisioni prese dall'email.

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Domande frequenti

Serve un programmatore per creare un tipo di richiesta?

No. Da Configurazione → Casi d'uso un percorso guidato in otto passi porta dall'identità alla pubblicazione: campi, esiti, tendine, disposizione disegnata trascinando i campi, traduzioni nelle sei lingue. Un amministratore può anche descrivere il processo a parole con Crea con l'assistente, guardare la proposta in anteprima e decidere se pubblicarla.

Se il processo automatico non risponde quando approvo, la decisione si perde?

No. Decisione e consegna sono salvate insieme. Nexus riprova dopo 1, 5 e 15 minuti, dopo un'ora, dopo sei ore e poi ogni 12 ore fino a sette giorni; poi la consegna passa all'amministratore, che può rimetterla in coda.

L'intelligenza artificiale decide al posto delle persone?

No. La lettura dei documenti propone valori modificabili e dice da dove li ha letti. A chiudere da sola un task è solo l'auto-decisione, con una regola sui dati scritta dall'azienda, dopo la fase in ombra e con un avviso accettato alla pubblicazione.

Chi è in ferie blocca le richieste?

No. Dichiarata l'assenza con il suo sostituto, entro un quarto d'ora i task aperti passano al sostituto o tornano in coda, con la bozza e la scadenza di prima.

Si può approvare dall'email?

Sì, per i tipi di richiesta che hanno le azioni dall'email. Il collegamento porta a una pagina di conferma, e aprirlo non approva niente da solo. Se la decisione chiede dati o un commento, la pagina rimanda al task nel portale.

Portateci una decisione che oggi vive in una casella di posta

Vi mostriamo come diventerebbe un task, sui vostri documenti.

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